Cách trả lời thư mời phỏng vấn càng nhanh càng tốt, chưa hẳn là một nhận định đúng đắn. Việc xác định khoảng thời gian lý tưởng để gửi thư, cùng việc xây dựng nội dung bức thư gửi phải có sự chuẩn bị và cân nhắc tỉ mỉ. Nếu bạn quá vội vàng gửi thư, mà chưa kịp xử lý thông tin hay lựa chọn từ ngữ, khả năng cao là nội dung bức thư không đạt được yếu tố chuyên nghiệp như mong muốn.
Để giúp bạn hiểu rõ hơn, những điều cần thiết trong cách trả lời thư mời phỏng vấn phù hợp nhất. Chúng tôi, xin chia sẻ đến bạn một số những thông tin cần thiết giúp bạn có cách trả lời thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp hơn. Bạn nên nhớ rằng, khi bạn nhận được thông tin phản hồi từ đơn vị tuyển dụng, điều đó có nghĩa là CV của bạn đã được chú ý. Cho nên, những bước xác nhận thông tin về sau càng phải cẩn trọng hơn để ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Thời điểm gửi email trả lời phỏng vấn tốt nhất?
Thời điểm được nhận định là lý tưởng nhất, để bạn gửi email xác nhận lịch hẹn cho nhà tuyển dụng rất quan trọng. Vì số lượng email đơn vị tuyển dụng tiếp nhận, khá nhiều trong ngày. Để tránh tình trạng nhầm lẫn, sai sót trong việc tiếp nhận mail. Bạn nên cân nhắc thời điểm gửi thư phù hợp nhất, tốt nhất là nên gửi sau khi nhận được thông tin thư mời, xác nhận phỏng vấn tầm 1h đến 2h trong ngày.
Không nên gửi thư xác nhận thư mời phỏng vấn quá 24h – 48h, thời điểm trả lời thư mời càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, không nên phản hồi thư quá sớm, như vậy bạn rất dễ gặp phải những sai sót nhất định trong nội dung trình bày.
Bạn nên dành từ 1 đến 2h đồng hồ, để viết nội dung thư, chỉnh sửa câu từ, để nội dung thư được hoàn thiện nhất. Như vậy, bạn sẽ tạo được dấu ấn về thái độ làm việc vừa nhanh chóng lại chuyên nghiệp hơn.
Hướng dẫn cách trả lời thư mời phỏng vấn phù hợp mọi ngành nghề
Thư mời phỏng vấn của công ty, gửi đến một ứng viên mang ý nghĩa hồ sơ của bạn đã phù hợp với những yêu cầu mà nhà tuyển dụng đưa ra. Vì vậy, mọi thông tin để xác nhận đến từ phía bạn cũng phải cần đến sự đầu tư chuyên nghiệp hơn.
Từ tiêu đề thư, lời mở đầu, đến nội dung và lời kết đều phải có sự sắp xếp câu từ phù hợp thể hiện thái độ trân trọng khi nhận được lời mời phỏng vấn từ công ty. Để thực hiện được điều đó, bạn nên bắt đầu ngay từ những hướng dẫn sau đây:
Tiêu đề thư:
Tiêu đề thư là phần không thể thiếu trong mỗi email. Đây cũng là phần được hiển thị đầu tiên trong thông tin mà nhà tuyển dụng tiếp nhận. Trường hợp thư của bạn không có tiêu đề, khả năng thư sẽ chuyển qua mục Spam, cũng có thể nhà tuyển dụng sẽ bỏ qua những email thiếu chuyên nghiệp như thế này ngay từ ban đầu.
Phần tiêu đề viết đúng, bao gồm phần tên công việc và tên của ứng viên. Ví dụ cụ thể như bạn được mời phỏng vấn vị trí nhân viên marketing, phần tiêu đề thư bạn nên ghi như sau: [Họ và tên] – [Vị trí tuyển dụng] kèm theo [Xác nhận/Từ chối thư mời phỏng vấn]. Cụ thể: Nguyễn Văn A – Nhân viên Marketing – Xác nhận phỏng vấn.
Tiêu đề, bạn nên viết thật rõ ràng và mạch lạc, nêu ra những thông tin chính để nhà tuyển dụng không mất quá nhiều thời gian để nắm rõ thông tin. Cụ thể bạn cần thể hiện cho họ biết, bạn có đồng ý hay từ chối tham gia buổi phỏng vấn đó hay không?
Phần nội dung
Nội dung thư mời phỏng vấn cũng cần có đầy đủ các phần như: Lời chời, lý do viết thư, lời cảm ơn, ký tên. Về phần nội dung thư, bạn càng trình bày mạch lạc và không dài dòng, đi vào đúng chi tiết vấn đề xác nhận thông tin sẽ mang đến hiệu quả cao hơn.
Lời chào phải trang trọng và thể hiện được phép lịch sự tối thiểu. Bạn có thể viết là: “Dear Ms./Mr + tên gọi của người bạn muốn gửi. Hoặc viết bằng tiếng việt, bạn có thể viết là “Kính gửi công ty …”/ “Chào anh/chị,…”. Đi kèm theo đó, bạn nên gửi đến nhà tuyển dụng một lời cảm ơn chân thành, vì họ đã tạo cơ hội cho bạn có thể tham gia buổi phỏng vấn này.
Lý do viết thư, cũng nên đề cập trong phần nội dung. Phần này, bạn cần trình bày trực tiếp vào vấn đề. Sau lời cảm ơn, chính là lời xác nhận lịch hẹn hoặc là lý do từ chối buổi phỏng vấn. Nếu trường hợp nhà tuyển dụng, cho bạn được quyền lựa chọn thời gian phỏng vấn bạn chỉ cần chọn và nêu rõ thời gian để họ nắm được thông tin.
Lời cảm ơn chắc chắn không thể thiếu khi bạn kết thúc thư. Đây là một lời chào chân thành, thể hiện phép lịch sự tối thiểu nhất mà bạn không nên quên khi viết. Ở phần này, bạn cũng có thể ghi kèm thêm một lời hứa đến đúng giờ và lời kết chúc sức khỏe công việc. Trong nội dung kết, nên sử dụng những từ ngữ thể hiện sự kính trọng như “Trân trọng”, “Thân mến” …
Phần kết
Chữ ký cuối email có thể ghi trực tiếp là họ và tên của bạn chẳng hạn. Kèm theo đó, bạn nên để lại thông tin liên hệ cuối phần chữ ký. Nếu như có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, nhà tuyển dụng có thể liên hệ với bạn nhanh chóng hơn.
Ví dụ về mẫu thư trả lời mời phỏng vấn ngắn gọn
Không cần bạn sử dụng những từ ngữ hoa mỹ, cách diễn tả dài dòng để thể hiện sự biết ơn của mình với nhà tuyển dụng. Mẫu thư trả lời cho lời mời phỏng vấn qua email, cần thể hiện được sự chuyên nghiệp nhất định. Bạn càng thể hiện sự súc tích, thì nội dung thư càng có giá trị hơn. Cụ thể chúng tôi có mang đến mẫu thư trả lời mời phỏng vấn cơ bản như sau, bạn có thể tham khảo để phát triển ngôn từ diễn đạt theo đúng văn phong và ý muốn của mình:
Tiêu đề email: THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN – CHUYÊN VIÊN MARKETING– NGUYỄN VĂN A hoặc NGUYỄN VĂN A – TUYỂN DỤNG VỊ TRÍ CHUYÊN VIÊN MARKETING – XÁC NHẬN THÔNG TIN PHỎNG VẤN.
Dear Mr / Ms
Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn anh chị đã xem qua hồ sơ ứng tuyển của em và cho em cơ hội tham gia buổi phỏng vấn cho vị trí Chuyên viên Marketing. Em rất hào hứng và mong muốn có thêm cơ hội, trình bày những ý tưởng liên quan đến công việc của mình sắp tới.
Em xin xác thông tin về thời gian phỏng vấn mà công ty đã đề nghị. Em sẽ đến tham dự buổi phỏng vấn vào lúc 10:00 thứ 3 ngày 20/01/2022. Em sẽ chuẩn bị đầy thông tin và đến đúng giờ.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn Anh/ Chị và Quý Công ty đã gửi đến em lời mời này.
Trân trọng,
Chữ kỹ và thông tin liên hệ
Như vậy, về cơ bản chúng tôi đã mang đến những thông tin cơ bản nhất để giúp bạn biết cách trả lời thư mời phỏng vấn phù hợp cho mọi ngành nghề. Hy vọng, đây sẽ là những thông tin hỗ trợ bạn có sự khởi đầu tốt nhất để tìm kiếm cho mình công việc mới.