Bạn là người có có đam mê được làm trong các bộ phận về chứng từ của các công ty trong lĩnh vực về kinh doanh, xuất nhập khẩu,… Vậy bạn đã bao giờ nghe qua Debit Note chưa, và bạn có thực sự hiểu rõ Debit Note là gì không? Nếu bạn đang phân vân và không chắc chắn về kiến thức của mình thì bài viết sau đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về Debit Note.
- Khái niệm
Debit Note dịch ra tiếng Việt là giấy báo nợ, là một loại chứng từ thương mại được người bán sử dụng để thông báo cho người mua về nghĩa vụ trả nợ. Ngoài ra Debit Note còn có chức năng là điều chỉnh giá trị hóa đơn bị sai (hay còn gọi là hóa đơn điều chỉnh).
Debit Note trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu là một loại giấy tờ rất cần thiết. Vai trò của nó rất quan trọng vì là cơ sở để ngân hàng sẽ thực hiện thu tiền khách hàng thông qua những con số thể hiện giá trị trên Debit Note sau khi hàng hóa được vận chuyển đến tay người mua.
Tuy nhiên, Debit Note chỉ có vai trò nhắc nhở, thúc giục người mua trả nợ, cho biết số tiền mà người mua đang còn nợ người bán chứ không đề cập đến phương thức thanh toán.
- Ý nghĩa của Debit Note
Như đã nói trên phần khái niệm, Debit Note là một trong những giấy tờ không thể thiếu trong bộ chứng từ, do đó mà Debit Note có một số ý nghĩa rất quan trọng đó là:
Debit Note là một hóa đơn điều chỉnh giá: Khi giá trong hóa đơn của bạn đưa ra bị sai lệch hay thiếu sót, thì Debit Note là một giải pháp để bạn điều chỉnh giá. Chức năng này thường được sử dụng trong hình thức kinh doanh business to business (B2B).
Debit Note bảo vệ lợi ích cho người mua hàng: Khi hàng hóa giao không đúng, không đủ, không bảo đảm chất lượng thì Debit Note là minh chứng để người mua khiếu nại với người bán.
- Điều kiện để xuất Debit Note
Debit Note sẽ được các doanh nghiệp xuất ra khi nhà đại lý chọn mục Debit Note trong phần “HBL Details Add” trong quá trình làm thủ tục hải quan cho hàng hóa.
Giấy báo nợ có thể được cung cấp đến người mua thông qua các dạng như thư điện tử, biên lai giấy,…
Debit Note tuy là một chứng từ quan trọng được các công ty sử dụng thường xuyên và xem đó như một thông lệ, nhưng đây không phải là chứng từ mang tính bắt buộc. Sở dĩ các công ty sử dụng Debit Note vì nó được xem như một tiêu chuẩn trong kinh doanh và hầu hết đều có trong quy trình nội bộ của các công ty.
- Những nội dung đề cập trong Debit Note
Những nội dung thường được đề cập trong Debit Note bao gồm:
Tên, địa chỉ của nhà cung cấp và người nhận
Ngày phát hành hóa đơn và số hóa đơn
Ngày nhận hàng và giao hàng
Số lượng, loại hàng, trị giá tính thuế, số tiền thuế, thuế suất
Chữ ký số của nhà cung cấp.
Ngoài ra còn một số thông tin liên quan khác nếu có.
- Sự khác nhau giữa Debit Note và Credit Note
Debit Note được nhà xuất khẩu (người bán) gửi đến cho nhà nhập khẩu (người mua) nhằm mục đích nhắc nhở trả nợ và được coi như là hóa đơn điều chỉnh tăng. Sau khi Debit Note được gửi đến người mua thì người mua sẽ phản hồi lại bằng Credit Note.
Credit Note được ví như là hóa đơn điều chỉnh giảm, được sử dụng để giảm giá trị của hóa đơn trước đó vì lý do hàng hóa không đảm bảo
Qua bài viết trên hy vọng các bạn có thể hiểu rõ hơn về Debit Note là gì, chức năng, vai trò và ý nghĩa của Debit Note, cách phân biệt Debit Note và Credit Note. Tuy đây không phải giấy tờ mang tính bắt buộc nhưng là giấy tờ được sử dụng gần như là thường xuyên và không thể thiếu trong quy trình làm việc của hầu hết các công ty, do đó bạn cần có kiến thức thật vững chắc và xác định được các trường hợp cần sử dụng Debit Note. Là một người yêu thích lĩnh vực kinh doanh, xuất nhập khẩu,… một trong những việc đầu tiên và cơ bản để bạn thành công đó là nắm vững các khái niệm căn bản về nghiệp vụ. Chúc các bạn thành công!